Notion: Das mächtigste Management Tool, das kaum jemand kennt

Viele Tools unterschiedlicher Disziplin buhlen um die Gunst der Nutzer. Einige haben sich im Projektmanagement etabliert (Asana, Trello, Jira, Wrike, Scoro uvm.), andere als CRM (Salesfore, weclapp, HubSpot etc.), wiederum andere als Knowledge Base (Wiki, Confluence, Freshdesk,…). Ohne Frage, das sind super Werkzeuge, die über die Jahre hinweg und mit viel Kundenfeedback zu ausgereiften Produkten herangewachsen sind.

Doch irgendwie fehlt da immer was. Sei es die eine kleine Funktion, die wir aus einem anderen Tool kennen und jetzt schon vermissen. Oder die mangelnde Anpassbarkeit, die uns zwingt, den Methoden und Prozessen des Herstellers zu folgen. Viel zu oft kam es schon vor, dass ich lange Listen durchforstet, ausführliche Tests gelesen und mich natürlich für die Testversion des hochgelobten Tools registriert habe. Doch meisten blieb die Liebe nur von kurzer Dauer.

Bis ich dann eines Tages auf eine App stieß, die so unscheinbar daherkommt. Nicht weniger als das „All-in-one workspace“ soll es laut den Entwicklern sein. Auf den ersten Blick bietet es auch tatsächlich massenweise Optionen: Wiki, Projekte und Aufgaben, Notizen und Dokumente, HR Management, usw. usw. Es erinnert mich sofort an Bitrix24, den Alleskönner, bis ich diesen Gedanken Sekunden später wieder fallen lasse. Denn dieses Tool hier baut auf einer völlig anderen Philosophie auf.

Die Katze aus dem Sack gelassen: Die Rede ist von Notion. Notion geht alternativ an die Struktur eines Managementtools heran. Statt Layout, Prozesse und Felder vorzugeben, konzentriert sich Notion auf die kleinstmögliche Entität: Seiten. In Notion ist alles eine Seite. Ob es ein Navigationspunkt, eine Notiz oder eine Zeile in einer Tabelle ist. Das hört sich aufwendig und einschränkend an, doch die Möglichkeiten sind grenzenlos (mehr dazu unten).

Nach der Registrierung und dem ersten Login sehe ich: Nicht viel. Eine blanke Oberfläche mit einigen wenigen Hilfestellungen wie es jetzt weiter geht. Keine ablenkenden Buttons, Icons, Hinweise, farbintensive Elemente oder Tours. Auf den ersten Blick ist klar was zu tun ist. Kein langes zurechtfinden in einer neuen Oberfläche. So simpel minimalistisch und gerade deshalb wunderschön und effektiv.

Notion schlägt mir vor eine Seite zu erstellen. Gemacht, getan. Mit einem Klick auf das + Icon präsentiert sich vor mir eine neue Seite, auf der ich zunächst den Titel eintrage. Links in der Navigationsleiste erscheint die Seite direkt – der Titel wird live synchronisiert, während ich tippe. Jetzt habe ich die Option die Seite mit Leben zu füllen. Entweder ich gestalte sie mir selbst oder ich wähle eine Vorlage aus der Template Gallery. Hier wird mir der Umfang von Notion und die Tragweite der Seitenmethodik erst richtig bewusst. Die Vorlagen sind zahl- und abwechslungsreich, reichen von CRM über HR bis zu Projektmanagement und vielen weiteren Optionen. Nicht, dass ich die Vorlagen verwenden müsste: Jede einzelne davon lässt sich auch ganz einfach selbst nachbauen. Die Gallery dient mir aber vor allem zur Inspiration: Was könnte ich noch mit Notion umsetzen und hier integrieren?

Je tiefer ich in Notion einsteige, umso euphorischer werde ich. Seiten erstellen, wieder löschen, weil mir meine Struktur noch nicht so gefallen hat oder die Anforderungen mit der Inspiration oben jetzt gewachsen sind. Hier ein Bild eingesetzt, da mit dem Slash-Command (s. u.) unterschiedliche Elemente hinzugefügt und das Layout in Windeseile mit Headlines und Formatierungen strukturiert. Datenbank gebaut; passt nicht. Mit wenigen Handgriffen wieder komplett umstrukturiert. Die Simplizität könnte nicht besser herausgearbeitet sein, das Handling ist wunderbar intuitiv.

Um Seiten Eigenschaften zu vergeben (bspw. „Erstellt am“ oder „Status?“), definiere ich diese einfach direkt unterhalb des Titels und lege auch hier den Datentyp der Eigenschaft fest. Jetzt kann ich Seiten auch in alternativen „Views“ darstellen:

Datenbanken? Datenbanken!

Datenbanken sind oft schwer zu managen und liefern nur selten wirklich die Daten, die der Anwender gerade braucht. Notion hat das Datenbankkonzept auf das Wesentliche hin reduziert. Zugegeben, es fehlen mir eine Menge Funktionen und ich hoffe, dass die Entwickler die integrierten Datenbanken noch ausbauen. Andererseits könnte eine Datenbank nicht einfacher erstellt sein, denn in Notion wird sie als einfache Tabelle dargestellt. Eine Tabelle, deren Spalten aus den Eigenschaften (Properties) der Seiten gebildet wird, die sie beinhaltet.

Also erstelle ich eine Datenbank und gebe ihr mehrere Spalten: Titel (einfacher Text), Typ (Dropdown), Status (Dropdown), Engineer (multi Dropdown). Jede neu hinzugefügte Zeile lässt sich als eigene Seite öffnen und weitere Details hinzufügen. Einfache oder komplexe Formeln, wie man sie aus Excel kennt, sind auch kein Problem.

Mit zwei Klicks erstelle ich eine alternative Ansicht dieser Datenbank in Form eines Kanban Boards. Die Eigenschaften werden problemlos übernommen, die Seiten als Karten der korrekten Lane zugeordnet. Neben Kanban und Tabelle sind noch weitere Views möglich: Liste, Timeline, Kalender, Galerie. Die Ansichten lassen sich natürlich auch nach verschiedenen Eigenschaften filtern und sortieren.

Spannend wird es dann, wenn man diese Datenbank verknüpft. Auch hier funktioniert es mit nur wenigen Klicks und ich habe die Datenbank einer anderen Seite mit meiner Datenbank oben verknüpft. An dritter Stelle verlinke ich meine Datenbank erneut und lasse mir nur einen kleinen Ausschnitt dieser anzeigen. Simpel, effektiv, selbsterklärend.

Was wir noch so mit Datenbanken aufgebaut haben erkläre ich weiter unten bei den Praxisbeispielen.

Der Slash-Power-Command

Eine goldene Regel der Anwendungsentwicklung könnte lauten: Keyboard only. Wer seine Umgebung richtig einstellt und die Tastenkombinationen auswendig kennt, ist mit der Tastatur alleine schneller als mit Tastatur und Maus. Das Prinzip macht sich Notion zunutze und bietet ein starkes Tool an: Den Slash. Sobald der Anwender / (Slash) tippt, erscheint ein Popup mit allen möglichen Befehlen. Das können Befehle zum Erstellen einer ToDo-Liste oder einer Unterseite, zum Formatieren von Überschriften und Hinzufügen von Bildern oder zum Umformatieren von Elementen sein. Auch Datenbanken und externe Integrationen sind möglich. Nach tippen des Slashes kann der jeweilige Befehl dann direkt eingegeben werden, wenn man ihn kennt. So erscheint bspw. bei /Image ein Bildupload.

Das Prinzip des Slashes ist zwar nicht neu, doch überaus nützlich integriert. Statt vieler möglicher Tastenkombinationen muss sich der Nutzer nur einen Befehl merken, der einfacher zu merken nicht sein könnte.

Zusätzlich zum Slash bietet Notion auch die Formatierung mittels Markdown an. Eine Raute am Anfang einer Zeile wandelt diese in eine Überschrift erster Ebene um. Zwei Rauten dann zu einer Überschrift der zweiten Ebene. Eine vollständige Referenz gibt es hier.

Der Vorteil von Markdown und des Slashes liegen auf der Hand: Schnelle Content Creation mit vollem Fokus auf den Inhalt.

Design

Dass Notion stark vom Prinzip der Einfachheit geprägt ist, wird schon beim ersten Betrachten klar. Erst auf den zweiten Blick erkennt man dann die einheitliche Designsprache, die sich auch auf der Notion Webseite fortsetzt. Deutliche Einflüsse von Dieter Rams sind erkennbar: “Gutes Design ist so wenig Design wie möglich”. Warum ist das so wichtig? Wie eingangs schon erwähnt kommt Notion ohne ein überfülltes User Interface daher. Die Oberfläche ist klar strukturiert, Inhalte und Befehle dort positioniert, wo ich sie erwarten würde, Farben auf ein Minimum beschränkt. Der (selbst erstellte) Inhalt steht klar im Fokus und wird hervorgehoben. Auf einen Blick weiß ich was zu tun ist, wo ich Inhalte finde und wie ich sie bearbeiten kann. Das erleichtert den Einstieg für neue oder externe Mitarbeiter in ein neues System, fördert die Akzeptanz und die Produktivität.

Was noch?

  • Notion ist eine reine cloudbasierte Applikation und wird mit Desktop-Apps (Mac, Windows), sowie mobilen Apps (iOS, Android) angeboten.
  • Zahlreiche Integrationen und Importer sind bereits vorhanden. Bspw. Diagramme aus Miro darstellen oder Dokumente aus dem Google Drive (Sheets, Docs etc.) integrieren.
  • Finden Änderungen durch Dritte an einer selbsterstellten Seite statt oder wird eine Person mittels @ erwähnt, verschickt Notion eine E-Mail an den jeweiligen Nutzer.
  • Mittels der Erweiterung „Web Clipper“ lassen sich ganze Seiten aus dem Browser heraus in Notion speichern.
  • Vieles, vieles mehr…

Aus der Praxis

Um aufzuzeigen wie mächtig Notion sein kann, gehe ich einige praktische und Anwendungsfälle durch. Jedes der Beispiele stammt aus unserem eigenen Notion Workspace und ist seit mehr als einem Jahr auf Alltagstauglichkeit hin geprüft.

Projektmanagement

Wir haben viele Projekte, organisiert nach Kunden, verwaltet von Projektmanagern und durchgeführt von Engineers. Da kommen schon einige Prozesse und Inhalte zusammen. Um sicherzustellen, dass alle Abhängigkeiten optimal aufeinander abgestimmt sind und sich unser System zentral pflegen lässt, haben wir eine zentrale Datenbank „Global Task List“ und eine weitere Datenbank „Global Project List“ erstellt. Beide Datenbanken sind miteinander verknüpft und bilden den Dreh- und Angelpunkt des gesamten Projektmanagements.

In einzelnen Projekten verlinken wir dann nur noch die „Global Task List“, die nach dem aktuellen Projekt gefiltert ist. Das Team hat mit einem persönlichen Dashboard ebenfalls Zugriff auf die gleiche „Global Task List“, hier aber gefiltert nach ihrem Namen, um nur die eigenen Jobs zu sehen. Noch einen Schritt weiter geht es mit der Buchhaltung: Hier wird die „Global Task List“ ebenfalls verlinkt, zeigt aber nur die Jobs an, deren Status vom Projektmanager auf „For invoicing“ gestellt wurde.

Der Vorteil von Notion: Während die „Global Task List“ nur mit einer einfachen tabellarischen Ansicht ausgestattet ist, sehen alle verlinkten Datenbanken unterschiedlich aus. Für Projekte verwenden wir Kanban Boards mit den Status der Jobs als Lanes. Im persönlichen Dashboard werden die Jobs des jeweiligen Engineers in einer Kalenderansicht dargestellt und daneben zusätzlich noch als Liste. Jeder Kollege kann sich sein Dashboard auch individuell gestalten und die Daten aus der zentralen Datenbank nach eigenen Vorlieben zusammenstellen.

CRM und Kontakte

Die Projekte der „Global Project List“ aus dem Beispiel oben müssen natürlich auch Kunden zugewiesen sein, um sie zentral verwalten und auswerten zu können. Also haben wir hierfür eine eigene Kundendatenbank erstellt und die Projekte mit den eingetragenen Kunden verlinkt. Neben den Stammdaten können Kunden mit allerlei Attributen versehen und auch mit Remindern (bspw. für Recalls) ausgestattet werden. Journals sind ebenso einfach integrierbar wie nützliche Assets (bspw. Corporate Design und Styleguide des Kunden).

Knowledge Base

Notwendige und gewünschte Informationen strukturiert, auffindbar und stets griffbereit anbieten. Das sind die Mindestanforderungen an eine Knowledge Base. Auch hier glänzt Notion mal wieder und lässt das Prinzip der Seiten voll in den inhaltslastigen Artikeln der KB aufleben. In unserer Wissensdatenbank finden sich Anleitungen, Vorgaben, Vorlagen, aber auch Onboardings, Inspiration und Ressourcen.

Notizen

Vielleicht nicht unbedingt erwähnenswert, doch aber ganz schön nützlich. Eigene Notizen in einem privaten Bereich bieten den Komfort einen Gedanken schnell festzuhalten, eine persönliche ToDo-Liste zu erstellen oder Objekte zu sammeln. Ob als Evernote oder Microsoft To Do Ersatz, Notion kann was die Mitstreiter auch können, nur eben integriert in ein Gesamtsystem. Für mich persönlich habe ich mir bspw. eine Watchlist mit Filmen, die ich gerne sehen möchte, erstellt. Oder ein eigenes Dashboard, das mir zusätzlich zu meinen Jobs („Global Task List“) auch private ToDos und Metriken des Unternehmens anzeigt.

Rollen und Rechte

Die Rollen und Rechte einer jeden Seite können individuell festgelegt werden. Vom reinen Betrachten bis hin zum vollständigen Editieren fehlt keine Berechtigungsstufe. Um nicht immer die gleichen Rechte bei neuen Seiten vergeben zu müssen, werden die Rechte und Rollen automatisch in der Seitenstruktur nach unten vererbt. Nutzer lassen sich in Teams zusammenschließen und auch Gäste einladen. Da wir viel mit Freelancern zusammenarbeiten, ist das Notion User Management optimal auf jeden Einsatzfall abgestimmt.

Was in Notion noch fehlt

Entgegen allen Lobs mangelt es Notion hier und da noch an gravierenden Funktionen. So gibt es bis heute (Januar 2021) noch keine Schnittstelle (API) zur Erweiterung von Notion, andererseits aber doch schon eine öffentliche Beta.

Branding Optionen sind ebenfalls noch Mangelware. So lässt sich bspw. der PDF-Export einer Seite optisch nicht beeinflussen. Gut, man kann auch nach HTML und CSV + Markdown exportieren, ein wenig Gestaltungsspielraum aus dem System heraus wäre aber dennoch wünschenswert.

Fazit

Bevor ich Notion entdeckte, habe ich mehr als 30 Tools getestet und zusammengerechnet mehrere Tage Recherche investiert. Jede getestete App ist fabelhaft umgesetzt und mit vielen sinnvollen Features wunderbar von den Entwicklern durchdacht. Doch eines hat immer gefehlt: Die Freiheit, die App, die wir täglich exzessiv nutzen, nach unseren Vorstellungen so zu gestalten, dass wir gerne und vor allem effizient mit ihr arbeiten. Die Frage, die ich mir heute nicht mehr stelle, ist: „Welche App kann das jetzt abbilden?“, sondern „Wie kann ich das in Notion umsetzen?“.

Sicher, Defizite finden sich in jedem System. Notion macht dann aber doch den vielversprechenden Eindruck ein System zu sein, dem es in Zukunft nicht so schnell an Innovation mangeln wird. Es ist nicht unbedingt der Funktionsumfang der beeindruckt, sondern die Art wie es Notion schafft, ein hochdynamisches System (s. o. zur Seitenmethodik) zu sein und die Weise die Komplexität zur Simplizität werden zu lassen.

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